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Base de connaissances

Vous pouvez rechercher de l’aide en ligne dans notre base de connaissances qui regroupe les questions les plus fréquemment posées. La recherche se fait par produit ou par mot clé dans la totalité des FAQ. Nous enrichissons régulièrement son contenu, n’hésitez pas à nous faire part de vos suggestions.

Tout Technique WinProgitel FrontView Finance Mobility Administratif Human Office.Manager Trader
Nouveaux taux à partir du 1er janvier 2018
Dimanche 24 septembre 2017, le peuple suisse a rejeté le projet «Prévoyance vieillesse 2020». À compter du 1er janvier 2018, les taux de la TVA seront donc plus bas qu'actuellement, soit :

Taux normal de 8 % à 7.7 %

Taux spécial de 3,8 % à 3,7 %

Taux réduit reste inchangé à 2,5 % 

Cette FAQ aborde la façon de traiter ce changement et précise la manière d'utiliser simultanément plusieurs taux dans Office.Manager

En ce qui concerne l'aspect légal, ainsi que l'application théorique de ces changements, nous vous conseillons de vous référer aux directives de l'AFC ou prendre conseil auprès de votre fiduciaire.

Mise à jour du logiciel 
Avant la mise en oeuvre des nouveaux taux, télécharger la dernière révision du logiciel. Vous devez impérativement utiliser au minimum la révision 75.

Modification des taux de TVA
Mettez à jour vos codes TVA à l'aide du module "Codes TVA" (A partir du Menu Finance).  Chaque code de TVA contient sa table de taux et leurs applications dans le temps. 

Ajouter avec le bouton "+" le nouveau taux dans chaque code utilisé. Office.Manager vous permet de d'utiliser simultanément l'ancien et le nouveau taux. Pour cela, définissez la plage d'application à l'aide des trois zones suivantes : 

Date d'entrée en vigueur
Contient la date d'introduction du nouveau taux par l'AFC. Le taux référencé est proposé automatiquement à partir de cette date.

(Exemple : 01.01.2018, le taux de 7.7 % est appliqué automatiquement dès janvier 2018).

Applicable à partir du
Contient la date à laquelle on peut déjà utiliser ce taux. Permet d'enregistrer des mouvements comptables avant la date d'entrée en vigueur.

(Exemple : 01.11.2017, vous permet d'enregistrer des factures à 7.7 % dès le mois de novembre 2017, donc par anticipation à l'introduction du nouveau taux). 

Applicable jusqu'au
Contient la date jusqu'à quand on peut utiliser un taux. Ce champ est donc rempli pour l'ancien taux (p.ex.: le taux précédent à 8 %) et en aucun cas pour le nouveau taux.

(Exemple : 31.12.2018, vous permet d'enregistrer des mouvements comptables à 8 %  jusqu'à cette date. Dès le 01.01.2019, il ne sera plus possible d'utiliser l'ancien taux).

Principe de fonctionnement à l'enregistrement d'un mouvement comptable
A l'enregistrement d'un mouvement, le logiciel vous propose automatiquement le taux de TVA de référence sur la base de la date de votre pièce. 

Pour modifier ce taux, application par anticipation du nouveau ou application de l'ancien, sélectionner dans la ligne comptable le taux désiré (Colonne taux TVA). Office.Manager vous permet de modifier le taux selon les dates que vous avez définies dans votre code (cf. Modification des taux de TVA)

Informations complémentaires
Pour les prestations convenues, la correction de la TVA pour les escomptes obtenus ou accordés se fait sur la base du taux TVA enregistré dans la facture.

La répartition des taux TVA est automatique sur le décompte pour l'AFC.

Si vous établissez vos factures avec WinProgitel, c'est le taux de TVA de la facture qui est appliqué. A noter, que WinProgitel ne peut contenir qu'un seul taux TVA. 

FAQ utile? 
Cette FAQ s'applique dans le cadre d'une utilisation du logiciel en mono-poste avec une base de données en local sur le poste. Si vous travaillez en réseau, consulter la FAQ "(Utilisation  Réseau)".

Télécharger à partir de ce lien : http://www.polylog.ch/temp/Min152.zip et décompresser ce fichier.

A partir du dossier : Min152\Files\Base\Firebird15 ouvrir FB15_Setup.exe, puis choisir « Désinstallation brutale de Firebird ».

Télécharger également à partir de ce lien : http://www.polylog.ch/temp/FB25_Install.exe et lancer « Installer le serveur et le client Firebird».

Cette installation terminée vous pouvez à nouveau utiliser votre logiciel Polylog.

FAQ utile? 
Cette FAQ s'applique dans le cadre d'une utilisation du logiciel en réseau avec une base de données sur un serveur. Si vous travaillez en local, consulter la FAQ "(Utilisation Mono-poste)".

Dès que Firebird est mis à jour sur le serveur (Opération 1), vous devez mettre à jour tous les postes clients (Opération 2).


(Opération 1) A faire à partir du serveur :

Télécharger à partir de ce lien : http://www.polylog.ch/temp/Min152.zip et décompresser ce fichier.

A partir du dossier : Min152\Files\Base\Firebird15 ouvrir FB15_Setup.exe, puis choisir « Désinstallation brutale de Firebird ».

Télécharger également à partir de ce lien : http://www.polylog.ch/temp/FB25_Install.exe et lancer « Installer le serveur et le client Firebird ».



(Opération 2) A faire sur le poste client :

Télécharger à partir de ce lien : http://www.polylog.ch/temp/Min152.zip et décompresser le fichier.

A partir du dossier : Min152\Files\Base\Firebird15 ouvrir FB15_Setup.exe, puis choisir « Désinstallation brutale de Firebird ».

Télécharger également à partir de ce lien : http://www.polylog.ch/temp/FB25_Install.exe et lancer « Installer le client Firebird ».


Important : Cette installation (Opération 2) doit se réaliser sur tous les postes de l'entreprise.


Toutes les installations terminées, vous pouvez à nouveau utiliser votre logiciel Polylog. 


Remarque : Si certains postes ne sont pas à jour avec Windows, cela ne pose pas de problème de passer en Firebird 2.5 de manière anticipée sur tous les postes.
FAQ utile? 

Cette explication n’est valable et ne fonctionne qu’avec Trader DX

Pour récupérer les groupes matériel via trader, il faut:

- Une liste de prix classique pour Trader (qui contient les groupes)

- Un fichier CSV, au format décrit ci-dessous

Le premier fichier servira à la fonction "Importer les groupes d'un grossiste"
Le second en CSV servira à la fonction "importer la désignation des groupes"

En résumé, il vous faut maintenant demander à un fournisseur les 2 fichiers, listes de prix et liste de groupes avec désignations.

Certains de ces fichiers sont disponibles directement sur le site des fournisseurs, mais la plupart du temps, vous devez les demander afin qu’ils vous soient envoyés par email.

Pour le fichier CSV de type ASCII, celui-ci doit respecter la norme définie entre les fournisseurs et le logiciel Trader, dont voici un exemple de contenu :

"14";1;"Feller"
"141";1;"Ass. princ. Feller"
"1410";1;"Ass. princ. app./enc.Feller"

Si le format n’est pas exact, on peut rajouter le 1 en l’ouvrant sous Excel. Et également l’ouvrir dans le bloc note, puis utiliser la fonction « Rechercher-Remplacer » afin arriver à ce qu’on veut.

Ensuite dans Winprogitel, on reprendra les groupes avec la fonction dédiée dans la
maintenance des données, soit dans Outils, Maintenir les données, Année en
cours, Bouton de traitement, Trader, Reprise des groupes.





FAQ utile? 
Préambule
Vous devez avoir les droits administrateurs local machine pour effectuer ces opérations.

Identification de la version FireBird (ancien poste)
Vous devez identifier la version de Firebird de l’ancien PC. Vous trouvez cette information dans le menu  « ? », A propos des logiciels Polylog.

Installation des outils de base sur le nouveau poste
Si la valeur que vous avez obtenue sur l'ancien poste se termine par 4290 » téléchargez le fichier  http://www.polylog.ch/temp/Min150.zip
Si la valeur que vous avez obtenue sur l'ancien poste se termine par 4731 » téléchargez le fichier  http://www.polylog.ch/temp/Min152.zip
Si la valeur que vous avez obtenue sur l'ancien poste se termine par 6540 » téléchargez le
Fichier http://www.polylog.ch/temp/FB25_Install.exe
Décompresser le fichier.
Exécuter le fichier «Install.exe» sur le nouveau poste.
Sélectionner « Client ».
Ce module installe le moteur de base de données, la police pour les BVR, les outils pour créer des fichiers PDF.

Copier les données de l’ancien PC sur le nouveau
S’il existe sur l’ancien poste, copier le répertoire « C:\Polylog ». 
Ce dossier contient la configuration des sociétés.
Copier les raccourcis existants sur le bureau (Winprogitel, FrontView, Polyscan, Trader, InSafety, Polylog Finance, Human et Office Manager).

Exporter la configuration (à partir de WinProgitel sur l’ancien poste client)
A partir du menu Système, Emplacement des bases de données, utilisez la flèche de couleur bleu pour exporter les paramètres.

Transfert des licences
- Avant de désactiver les licences, relever les numéros de série. Menu « ? », A propos.
- Désactiver les logiciels sur l’ancien PC, en allant dans le menu Système, Désactiver l’application et envoyer l’information à Polylog en cliquant sur le bouton « par Internet ». Cette opération est à répéter pour chaque logiciel distinct.
- Exécuter les logiciels sur le nouveau PC en double cliquant sur l’icone (Attention : la première fois il faut les exécuter en tant qu’administrateur, clic droit sur l’icône « exécuter en tant qu’administrateur »), introduire les numéros de série précédemment relevé, activer le logiciel avec le bouton « Par internet »

Importation des paramètres sur le nouveau PC
A partir du menu Système, Emplacement des bases de données, utilisez la flèche de couleur verte pour importer les paramètres.

A savoir
La configuration des imprimantes (bacs) n’est pas reprise et est à refaire.
La configuration de certains logiciels tiers (p. ex : Twixtel) est à refaire.

Opérations à tester
Nous vous conseillons de demander à un utilisateur d’entrer dans tous les logiciels et d’effectuer quelques tests, comme :

WinProgitel :        ouvrir et créer un document, ajouter un article dans le document, imprimer un 
                              document, imprimer un BVR 
                              exporter un fichier SIA451

FrontView :           imprimer le résultat d’une affaire

Finance :               importer une facture de WinProgitel et imprimer un bilan

Human :               imprimer une fiche de salaire

Office Manager : ouvrir le logiciel et imprimer une fiche de travail

Polyscan :     scanner un document avec un code-barres

FAQ utile? 
ISO 20022 est la nouvelle norme internationale pour l'échange de données électroniques dans le secteur financier. L'harmonisation du trafic des paiements à cette norme est en cours depuis 2016. Chaque établissement financier suisse dispose de son propre planning de mise en oeuvre.

Office.Manager traite les opérations de paiements à la norme ISO 20022 pour les virements en CHF et en EURO. Le traitement des salaires intègre également ce nouveau format. L'introduction du nouveau bulletin de versement, actuellement pas encore traité par les établissements financiers, interviendra à fin 2017.
FAQ utile? 
Préambule
Vous devez mettre à jour chaque année la table d'imposition de l'impôt à la source. La mise à jour doit se faire pour chaque société qui traite des salaires soumis à ce mode d'imposition. 

Pour cela, appliquer dans le nouvel exercice les différentes opérations qui suivent, en utilisant le module "Tables impôt source", accessible depuis le menu dans "Données de base".

Avant de procéder à ces opérations, vérifier que votre version du logiciel soit à jour.

Vider la table d'imposition
Avant de charger la nouvelle table d'imposition, vous devez vider l'ancienne. Toutefois, si cette opération ne s'applique pas lorsque vous ajoutez une table d'imposition supplémentaire pour un autre canton. 

Sélectionner "Effacer tous les codes" qui ouvre une fenêtre de dialogue pour accepter l'opération.

Télécharger et importer la table d'imposition 
Cliquer sur "Importer le barème d'un canton" et ensuite sur "Ouvrir la page internet de télécha

Dans la fenêtre d’importation des barèmes, veuillez cliquer sur le bouton Ouvrir la page de téléchargement des tabelles qui vous envoie directement sur la page internet, afin de télécharger le barème.

Sélectionner le fichier ZIP du canton désiré et décompresser ce fichier dans un dossier temporaire en local ou sur le serveur.
 
Ensuite, revenir à la fenêtre d'importation du programme et cliquer sur "OK". Sélectionner le fichier décompressé que vous venez de télécharger pour lancer son chargement.
FAQ utile? 
Passer le document en présentation compatible à partir du ruban "Document", bouton "Présentation compatible".

Ensuite avec le bouton "Classer" intégrer les RFN à votre structure de chapitres.



FAQ utile? 
1. Télécharger le fichier des clearings
Télécharger le fichier compressé des clearings sur le site SIX en utilisant le lien suivant :
http://www.six-interbank-clearing.com/tkicch_extern/download/bcbankenstamm.zip

Puis en extraite le fichier bcbankenstamm dans un dossier temporaire en local ou sur le serveur.


2. Mettre à jour les clearings
A partir du menu "Données de base" ouvrir le module "Clearings".

Depuis son menu, lancer la fonction "Importation des clearings".

Cocher la case "Vider le fichier avant chargement" et cliquer sur "OK". 

Sélectionner le fichier bcbankenstamm précédemment téléchargé.


3. Mise à jour des clearings de la base Adresses
A partir du menu "Données de base" ouvrir le module "Adresses".

Depuis son menu "Outils", lancer la fonction "Mettre à jour les clearings...".

Sélectionner le fichier clb.f qui se trouve dans le dossier "\Polylog5\db\S00\util".
FAQ utile? 

Le montant maximal du gain couvert par les assurances accident, chômage et invalidité passe de 126 000 à 148 200 CHF à partir du 1er janvier 2016

Les rubriques (menu données de base / Rubriques) 6102, 6222 et 6234 doivent êtres modifiées de la manière suivante :

FAQ utile? 

Le taux de cotisation aux APG (allocations pour perte de gain) est abaissé de 0,5 % à 0,45 % (resp. 0,225 % à charge de l’employeur et 0,225 % à charge de l’employé). Les cotisations AVS/AI/APG s’élèvent désormais à 10,25 %.

La rubrique 721 cotisation AVS (menu données de bases / Rubriques) doit être modifiée de la manière suivante :


FAQ utile? 

Lorsque vous créez un fichier SIA (extension .01S), il est accompagné d’un second fichier avec un, nom identique, mais avec l’extension .01M. Celui-ci contient le classement du document, l’ordre des subdivisons (chapitres SDO, LDP, RFN…), etc. Il s'agit donc d'une annexe au fichier principal SIA. 

Winprogitel utilise ce fichier lorsque celui-ci se trouve au même emplacement que le fichier principal.

Lorsque vous envoyez votre fichier SIA (.01S) par courriel, il est recommandé de joindre ce fichier annexe (.01M).

FAQ utile? 
Préambule
Vous devez avoir les droits administrateurs pour effectuer ces opérations.
Il est vivement conseillé de conserver les mêmes disques et les mêmes emplacements
Le non respect de ces remarques peut créer des problèmes à tout moment !


Installation des outils de base sur le nouveau poste
Télécharger le fichier http://www.polylog.ch/temp/Min152.zip
Décompresser le fichier
Exécuter le fichier «Install.exe» qui se trouve à l’intérieur.
Sélectionner « Mono-poste »
Ce module installe le moteur de base de données, la police pour les BVR, les outils pour créer des fichiers PDF.

Désactivation des logiciels ancien PC
Certains logiciels doivent être activés (actuellement WinProgitel 2008 et InSafety 2008)
Désactiver les logiciels sur l’ancien PC (menu Système -  désactiver l’application et envoyer le no par Internet à Polylog)

Copier les données de l’ancien PC sur le nouveau
Copier le répertoire « C:\Polylog »  (facultatif)
Contient la configuration des sociétés (existe uniquement si l’utilisateur travaille avec plusieurs bases de données)

Copier le répertoire « C:\Wpolylog » (éventuellement sur un autre disque)            (existe toujours)
Contient les données et les logiciels de FrontView, WinProgitel, InSafety, Trader, Adresses

Copier le répertoire « C:\Polylog5 » (éventuellement sur un autre disque)            (facultatif)
Contient les données et les  logiciels de Polylog Finance et Human (existe donc uniquement si l’utilisateur utilise ces produits)

Copier tous les répertoires qui contiennent des fichiers .USI et .01s                (facultatif)
Il s’agit des documents créés par WinProgitel ( à copier uniquement si ces dossiers ne sont pas inclus dans Wpolylog)

Copier les raccourcis existants sur le bureau (Winprogitel, FrontView, Trader, InSafety, Polylog Finance et Human)

Exporter et importer les registres :     HKEY_CURRENT_USER\Software\POLYLOG S.A.     (facultatif)
Ces registres contiennent des informations sur les préférences de l’utilisateur

Activation des logiciels nouveau PC
Exécuter les logiciels sur le nouveau PC et suivre la procédure d’activation standard (introduire les numéros de série qui figurent au dos des CD)

A savoir
La configuration des imprimantes (bacs) n’est pas reprise et est à refaire.
La configuration de certains logiciels tiers (p. ex : Twixtel) est à refaire.

Opérations à tester
Nous vous conseillons de demander à un utilisateur d’entrer dans tous les logiciels et d’effectuer quelques tests, comme :

Winprogitel :        ouvrir et créer un document, ajouter un article dans le document, imprimer un
                              document, imprimer un BVR
                              exporter un fichier SIA451

FrontView :           imprimer le résultat d’une affaire

Finance :               importer une facture de Winprogitel et imprimer un bilan

Human :               imprimer une fiche de salaire

FAQ utile? 

Pour insérer un analogue, vous devez d’abord être en présentation Compatible.

Si nécessaire, utilisez ensuite le bouton Classer pour ordonner vos subdivisions.

 

Vous pouvez également utiliser la fonction Cacher subdivisions non-utilisées pour obtenir une présentation plus pratique de votre document. (vos subdivisions doivent de fait contenir au moins un article ou un texte pour apparaître).

Positionnez-vous sur l’en-tête de chapitre où vous souhaitez insérer votre analogue et cliquez sur Insérer.

Dans cette fenêtre, sélectionnez les subdivisions dont vous souhaitez un analogue. Vous pouvez modifier le numéro et les textes si nécessaires. Une fois l’analogue inséré dans le document, vous remarquerez que sa ligne apparaît en bleu. Si vous modifiez les subdivisions d’origines, votre analogue subira les mêmes modifications de manière dynamique.

Pour consulter le détail de chaque analogue dans votre document, utilisez la fonction Déployés. Cette fonction est réversible à loisir.

 

La fonction Convertir est irréversible, elle transforme les analogues en articles normaux. Ils ne seront de ce fait plus liés à la subdivision de base, ainsi si vous modifiez les subdivisions originales, l’analogue ne subira aucune modification.

FAQ utile? 
Il y a 2 choses à faire :


1 :

Si vous avez reçu ce fichier par email, il se peut qu’en plus du fichier SIA (extension .01S), un fichier au nom identique, mais avec l’extension .01M soit présent en annexe.

Si tel est le cas, placez ce fichier .01M au même emplacement que votre fichier SIA principal .01S.

WinProgitel est capable d’interpréter ce fichier annexe qui contient le classement du document, l’ordre des subdivisons (chapitres SDO, LDP, RFN…), etc.

Si ce fichier annexe n’est pas présent, passez à l’étape 2.


2 :

Passez en mode de présentation Compatible

 

Vous pouvez visualiser les différentes subdivisions disponibles en allant dans l’onglet Subdivisions, et en vous déplaçant sur les boutons

 

Revenez dans l’onglet Document et utilisez ensuite le bouton Classer

 

Classer les niveaux de subdivisions selon la manière dont ils apparaissent sur votre document PDF


 
Si la présentation ne semble pas encore correcte, vous pouvez également cacher les subdivisions non-utilisées






FAQ utile? 
Vous trouverez ci-dessous la liste exhaustive des systèmes d'exploitation supportés dans le cadre de l'utilisation de nos logiciels.

Systèmes d'exploitation installés sur un serveur :
Windows Server 2012 R2, Windows Server 2012
Windows Server 2008 R2 32/64, Windows Server 2008 32/64
Windows SBS 2011
Windows SBS 2008

Systèmes d'exploitation installés sur un client :
Windows 10 Professionnel
Windows 8 et 8.1 32/64
Windows 7 32/64

L'installation d'un logiciel sur un système d'exploitation non supporté peut engendrer des problèmes de fonctionnement. Dans une telle situation, Polylog SA décline toutes responsabilités et se libère de son devoir de garantie.

Si vous avez besoin d'informations complémentaires ou désirez obtenir des conseils, nous vous prions de contacter notre service HelpDesk.
FAQ utile? 
L'ensemble de nos logiciels fonctionnent avec l'OS Windows 10 Professionnel de Microsoft.
FAQ utile? 
Si vous suivez des cours dans un établissement de formation  (Ecole Professionnelle, Centre de formation reconnu, etc.), vous pouvez obtenir une version WinProgitel Education.

Pour obtenir cette licence, votre école doit remplir un formulaire de demande qu'elle peut obtenir auprès de notre secrétariat.

La licence Education est valable 1 an. Au terme de sa validité, vous pouvez demander une nouvelle licence en procédant au même cheminement administratif.

La licence Education possède toutes les fonctions identiques à une licence commerciale WinProgitel Professionnel. Elle contient également les bases de calcul de l'année en cours. Toutefois, cette version comporte certaines spécificités qui ne permettent pas de l'utiliser à des fins commerciales. La licence Education est soumise aux droits d'auteur de Polylog SA, ainsi qu'aux droits d'auteur du CRB et de l'USIE. Il est formellement et strictement interdit d'en faire un usage autre que la formation.
FAQ utile? 
La dénonciation d'un PSP doit se faire par courrier recommandé adressé à Polylog SA, au plus tard 90 jours avant l'échéance de la couverture, le cachet postal faisant foi. Si le client possède plusieurs PSP, il doit veiller à annuler dans les délais chacun de ses PSP, en tenant compte des différentes éventuelles échéances. 
 
Si le client ne possède plus de PSP sur un produit et qu'il souhaite obtenir une nouvelle version, il doit acheter un upgrade du logiciel. Lorsqu'un PSP est annulé pour un produit, il n'est plus possible d'activer un nouveau contrat après six mois. 
FAQ utile? 
Utilisez la fonction "imprimer" qui ouvre la fenêtre "Impression du document", sélectionnez en bas le BVR à configurer. 

Cliquez sur le bouton "Prévisualisation du BVR".

Cliquez sur le bouton "Configuration".

Pour configurer le choix permanent d'un bac, sélectionnez l'onglet "Par défaut", puis à l'aide du bouton "Configurer" de la zone "Première page", vous ouvrez la fenêtre qui permet de sélectionner votre imprimante et votre bac.


FAQ utile? 
Conformément au contrat de licence pour l'exploitation d'un logiciel Polylog, la cession du droit d'exploitation à un tiers, est uniquement possible avec l'accord préalable et par écrit de Polylog.

Dans un tel cas, le client doit prendre contact avec notre secrétariat pour obtenir le formulaire de transfert des droits de licence. Les frais de dossier s'élèvent à CHF 250.00 HT, sous réserve de la facturation d'éléments complémentaires qui découlent d'une situation particulière.

FAQ utile? 
Si vous possédez l'option Digital Processing dans votre logiciel Polylog, vous pouvez traiter les e-factures YellowBill. 

Pour cela, vous devez adhérer au système de factures électroniques auprès de PostFinance, qui vous fournira un identifiant YellowBill, ainsi qu'un login et un mot de passe pour l'accès.

A noter que l'utilisation de la plateforme YellowBill n'implique pas nécessairement la possession d'un compte postal. 
FAQ utile? 
L'utilisation des données de calcul USIE nécessite de contracter un droit d'exploitation auprès de l'Union Suisse des Installateurs-Electriciens à Zürich. Cet abonnement est facturé par l'USIE selon sa tarification en vigueur. Pour de plus amples informations, nous vous conseillons de prendre contact avec cet organisme au 044 444 17 55 ou consulter son site : www.usie.ch.

Informations relatives à ces données selon source USIE (site web USIE 2015)  :

"Les données électroniques CAN contiennent plus de 25'000 positions. Elles permettent de saisir les installations électriques de manière neutre et par type de produit. L'USIE actualise les données CAN une fois par année. En outre, environ 200'000 données de matériel ELDAS sont à disposition de l'utilisateur."
FAQ utile? 
Pour utiliser le logiciel que vous avez acheté, vous devez procéder à son activation. Le logiciel est exécutable 9 fois sans sa clé d’activation, puis il se bloque. Pour activer votre produit, nous vous prions de suivre les différentes étapes décrites ci-dessous.

Important 
L’activation doit se faire uniquement sur les postes sur lesquels le logiciel sera employé, car le système vérifiera le nombre de licences que vous possédez. 

Il faut préalablement procéder à la mise à jour du logiciel en vous rendant sur le site www.polylog.ch.


Etape 1 : Saisir le numéro de série du logiciel
Lors de l’achat du produit vous recevez un numéro de série personnel, composé de 16 caractères alphanumérique (par exemple : 1000-6200-R234_6e03). A l’ouverture du logiciel, si le programme n’a pas encore été enregistré, la fenêtre ci-dessous s’ouvre. Saisissez votre numéro de série. Vous trouvez ce numéro sur le cdrom ou sur le bulletin de livraison fourni par Polylog. 
 



Etape 2 : Enregistrement du logiciel chez Polylog 
Une fois le numéro de série correctement saisi, le numéro d’enregistrement s’affiche automatiquement sur la deuxième ligne (No enregistrement). 

Pour enregistrer votre logiciel cliquez sur le bouton « Par internet » et vous recevrez automatiquement votre clé dans les minutes qui suivent.

Si vous choisissez « Envoi mail », vous recevez par email votre clé d’activation dans un délai de 24 heures (jours ouvrables). Vous pouvez cependant déjà utiliser votre logiciel dans la limite de 9 ouvertures au maximum.




Etape 3 : Activation de votre logiciel
Dès réception de votre clé d’activation, introduisez ce numéro en faisant un copier & coller dans la zone « Clé d’activation ». Après cette opération cliquez sur le bouton « OK » et le message « Application est activée » doit apparaître. 


FAQ utile? 
Préambule
Vous devez avoir les droits administrateurs pour effectuer ces opérations.

Installation des outils de base
Vous devez identifier la version de Firbird des autres PC. Vous trouvez cette information dans le menu
« ? - A propos » des logiciels Polylog.

Si la valeur que vous avez obtenue se termine par 4290 » téléchargez le fichier  http://www.polylog.ch/temp/Min150.zip

Si la valeur que vous avez obtenue se termine par 4731 » téléchargez le fichier  http://www.polylog.ch/temp/Min152.zip

Décompresser le fichier et exécuter le fichier «Install.exe» qui se trouve à l’intérieur. Sélectionner le type d’installation  « Client  »

Ce module installe le moteur de base de données, la police pour les BVR, les outils pour créer des fichiers PDF.


Copier les données a partir d’un poste client existant
Copier le répertoire (si il existe) « C:\Polylog »                             
Contient la configuration des sociétés

Copier les raccourcis existants sur le bureau (Winprogitel, FrontView, Trader, InSafety, Finance et Human)

Exporter la configuration  (Winprogitel) :
A partir du menu Système emplacement des bases de données, utilisez la flèche de couleur bleu pour exporter les paramètres.

 


Activation des logiciels nouveau PC
Exécuter les logiciels sur le nouveau PC  (double cliquer sur les raccourcis) et suivre la procédure d’activation standard (introduire les numéros de série qui figurent au dos des CD)


Importation des paramètres sur le nouveau  PC
A partir du menu Système emplacement des bases de données, utilisez la flèche de couleur verte pour importer les paramètres.
 


Opérations à tester
Nous vous conseillons de demander à un utilisateur d’entrer dans tous les logiciels et d’effectuer quelques tests, comme :

Winprogitel :       ouvrir et créer un document, ajouter un article dans le document, imprimer un
                             document, imprimer un BVR
                             exporter un fichier SIA451

FrontView :          imprimer le résultat d’une affaire

Finance :              importer une facture de Winprogitel et imprimer un bilan

Human :              imprimer une fiche de salaire

FAQ utile? 
Localisation des données à sauvegarder
Deux dossiers contiennent l’ensemble des programmes et des données Polylog :

 Polylog5  = programmes et données pour les applications Finance et Human

 Wpolylog = programmes et base de données pour les applications Winprogitel, FrontView, Trader, etc. 

Le dossier Wpolylog  contient des fichiers de bases de données (fichier .FDB) voir chapitre « sauvegarde des bases de données »

Les documents produit par l’application WinProgitel ne répondent à aucune norme de stockage définie par Polylog. Leur localisation est donc le résultat d’un libre choix des utilisateurs. Il faut donc localiser l’emplacement des fichiers ayant l’extension « .usi » pour sauvegarder le ou les dossiers contenant ce type de fichiers.


Sauvegarde des bases de données

a) Sauvegarde des bases de données pour une configuration en monoposte

Dans une utilisation monoposte, l'utilisateur doit faire régulièrement des copies de sauvegarde de ses données. Les applications POLYLOG permettent de sauvegarder les bases de données dans un fichier que l'utilisateur peut ensuite graver sur un CD-ROM par exemple. (Menu système \ Sauvegarder les bases de données).

b) Sauvegarde des bases de données dans une configuration en réseau
La sauvegarde des fichiers de la base de données (fichiers avec l'extension .FDB) ne doit se faire que lorsque le serveur Firebird est arrêté. Cette méthode nécessite donc l'arrêt du serveur, la sauvegarde des fichiers (au moyen d'un programme de sauve-garde sur bandes par exemple) puis le redémarrage du serveur.

Arrêt et redémarrage du serveur Firebird 1.5 :
NET STOP FirebirdServerDefaultInstance pour arrêter le serveur.
NET START FirebirdServerDefaultInstance pour redémarrer le serveur.

Tant que le serveur Firebird n'a pas été arrêté, aucun programme autre que le serveur Firebird ne doit accéder aux fichiers de la base de données (même en lecture seule!). Notamment, on ne fera aucune copie ni aucun backup  de ces fichiers sans avoir préala¬blement arrêté le serveur Firebird. Pour une sécurité maximale, seul le compte SYSTEM (pour Windows NT, 2000 et XP) devrait avoir accès à ces fichiers.
Il est impératif de s'assurer qu'aucun programme de backup sur bandes magnétiques et qu'aucun programme anti-virus n'accède à ces fichiers lorsque le serveur Firebird fonctionne.


Cohérence de l’ensemble du système d’information
Les applications Polylog étant fortement interdépendantes, tout backup ou restauration doit être effectué pour l’ensemble du système d’information.

Il ne faut en aucun cas réaliser des backups partiels des éléments décrit ci-dessus.

Pour toutes informations complémentaires, veuillez contacter notre helpdesk par mail hotline@polylog.ch ou par tel : 021 804 91 91.

FAQ utile? 
La plus part des applications Polylog comprennent un système de notification pour avertir le ou les utilisateurs de la disponibilité d’une mise à jour (révision).

WinProgitel Standard
Ruban « Outils » bouton «Options » onglet «Sécurité » cocher la case « aviser si nouvelle révision »

WinProgitel Professionnel
Ruban « Système » bouton «Gérer » dans le groupe « utilisateurs »
Activer la fonction « Aviser si nouvelle révision » pour le ou les utilisateurs concerné

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FAQ utile? 
Après la création d'un nouveau département, vous devez indiquer quel utilisateur peut y accéder. 

Pour cela ouvrir la "Gestion des utilisateurs" depuis le Menu "Système". Donner l'accès à chacun de vos utilisateurs qui pourront utiliser votre nouveau département. 

Cette opération se fait dans l'onglet "Département" où vous définissez les départements accessibles par votre collaborateur. Vous devez quitter le logiciel pour que FrontView prenne en compte votre nouvelle attribution à un département.
FAQ utile? 
Selon le mode de configuration du rapport hebdomadaire, il est possible qu'un nouveau collaborateur ne s'affiche pas dans la fenêtre de gestion des rapports. 

L'accès des personnes depuis la gestion du rapport hebdomadaire se gère dans la "Gestion des utilisateurs", à partir du Menu "Système". Pour chaque utilisateur vous définissez le mode dans l'onglet "Rapport Hebdomadaire".

Il existe deux manières pour accéder aux personnes dans le rapport : 

1. L'utilisateur accède à une liste déterminée de collaborateurs.
Dans ce cas vous devez définir les personnes accessibles par l'utilisateur. Par conséquent, si vous rajoutez un nouveau collaborateur, vous devez également l'ajouter dans la liste des personnes accessibles.

2. L'utilisateur accède à tous les collaborateurs.
Dans ce cas vous devez simplement cocher la case "Toutes les personnes sont accessibles". Par conséquent, si vous rajoutez un nouveau collaborateur, celui-ci apparaît automatiquement dans la gestion des rapports. A l'exception d'un collaborateur qui possède un département inaccessible par l'utilisateur (cf. FAQ "Exploiter un nouveau département"). 
FAQ utile? 
Toutes les informations concernant votre société se trouvent dans le menu « Fichier / Options » onglet « Société ».
FAQ utile? 
Il est possible de modifier la taille d'affichage pour le texte du document. 

A partir de l'onglet "Outils", utiliser le bouton «Personnaliser » pour accéder à l'onglet "Affichage"., puis modifier la taille de la police.
FAQ utile? 
Dans le volet explorateur sous la section "Consultation" développer "Personnel / Soldes". 

Vous obtenez la liste des personnes avec leurs informations générales (Plan, département, etc.), ainsi que les soldes de vacances, heures à compenser, etc. 

Vous pouvez configurer les colonnes à afficher, faire CTRL+clic souris pour exporter vers Ms-Excel ou choisir la fonction d'impression.
FAQ utile? 
Sélectionner l’exercice comptable que vous souhaitez définir à l'ouverture du logiciel.

Dans le menu "Outils", choisissez "Configuration de l’exercice". Cocher la case "Exercice par défaut".


FAQ utile? 
Le bouton "Maintenir l'historique" qui se trouve dans l'onglet "Outils" du ruban, vous permet de mettre à jour votre historique.

Point 1. Définir les dossiers qui contiennent vos documents.
Dans la zone "Rechercher dans" indiquez le ou les dossiers qui contiennent vos documents WinProgitel. 

Si nécessaire, dans la zone "Ne pas rechercher dans" indiquez le ou les dossiers à exclure de votre recherche car ne contenant pas de documents.

Point 2. Mettre à jour l'historique.
Le bouton "vider l'historique" permet d'effacer le contenu de l'historique et le bouton "Remplir l'historique" permet de recharger votre historique à partir des dossiers que vous avez préalablement définis sous le point 1.



FAQ utile? 
Lorsqu'un document se comptabilise dans les débiteurs, la TVA doit impérativement se trouver en tant que dernière condition du document. 

Si ce message apparaît c'est que vous ajouté une ou plusieurs des conditions (Rabais, remise, etc.) après la TVA. 


FAQ utile? 
A partir du ruban "Outils", à l'aide du bouton "Types de documents et BVR" vous accédez au paramétrage des types de documents. Sélectionner le type à modifier.

Indiquer sous "Compteur :" votre numérotation de départ. A la création de votre prochain document, le logiciel incrémentera cette valeur de 1. 

Vous pouvez définir un compteur similaire à plusieurs types de documents. Pour cela, indiquer sous "Compteur de référence :" le type de document de référence pour la numérotation commune.

La case "Attribuer automatiquement" permet d'activer automatiquement la numérotation (conseillé).

La case "Autoriser le changement" permet de modifier la numérotation d'un document (non conseillé, sauf cas spécifique).

Vous pouvez également dans cette fenêtre indiquer le dossier de destination et si cette destination est obligatoire. 


FAQ utile? 
Ouvrez votre proposition de paiement validé dans la gestion des propositions.

Dans "Menu" sélectionner la fonction "Annuler la validation".

Le logiciel annule la validation et efface le fichier DTA ou OPAE. Cette opération ne doit pas se faire après l'envoi du fichier à l'établissement bancaire ou postal. 

Vous pouvez définir par utilisateur l'accès à cette fonction (conseillé), voir les fonctions de droits d'accès par utilisateur.


FAQ utile? 
A partir du Menu "Financière" utiliser la fonction "Exportation des mouvements". 

Vous pouvez exporter vos mouvements directement dans Ms-Excel (à définir sous "Options").

Sous "Colonnes" indiquer les informations à exporter. 


Si vous souhaitez filtrer les mouvements à exporter, cliquer sur le bouton sous "Sélections" pour ouvrir la fenêtre de sélections (ci-dessous).


Définisser une ou plusieurs sélections (date, période, compte, etc.) et spécifier le genre de mouvements (manuelles, débiteurs, etc.).
FAQ utile? 
A partir du ruban "Outils", à l'aide du bouton "maintenir les données", vous visualisez les années du catalogue CAN USIE installées dans votre base de données. 

Cette fenêtre vous permet notamment de sélectionner une année et d'en effacer toutes les données.


FAQ utile? 
A partir du ruban "Document",  à l'aide du bouton "Ordre" sélectionner la ligne Numéro CAN. Dans ce cas vos articles sont classés dans l'ordre numérique croissant à l'intérieur de la subdivision. 

Si vous choisissez l'option Libre, vous placez vos articles dans l'ordre que vous désirez.

Vous pouvez définir par défaut ce choix, à partir du ruban "Outils", à l'aide du bouton "Personnaliser", onglet "Document" de la fenêtre qui s'ouvre. Cocher pour obtenir l'ordre numéro, décocher pour obtenir l'ordre libre.

Cette option peut également se modifier dans les modèles.
FAQ utile? 
Vous pouvez récupérer un document lorsque vous avez oublié de l'enregistrer ou pour reprendre le contenu d'un document à un état plus ancien. Le logiciel conserve les sauvegardes pendant 30 jours au maximum.

Depuis le ruban "Outils", utiliser le bouton "Récupérer une sauvegarde". Le logiciel affiche toutes les sauvegardes pour la date que vous sélectionnez. 
 
Choisir le fichier sauvegardé et utiliser le bouton « Restaurer » pour récupérer le document.

FAQ utile? 
Télécharger et installer le kit polylog FB 1.52.


http://www.polylog.ch/temp/Min152.zip

FAQ utile? 
Télécharger et installer l’imprimeur au format PDF : 


FAQ utile? 
Un point d'exclamation apparaît après le prix de tous les articles dont le prix a été forcé.

Dans ce cas, la composition de la prestation n'est pas prise en compte, seul le prix fixe s'applique.
FAQ utile? 
Les prix entre crochets correspondent à des composants dont le prix est calculé à partir de la liste de prix Trader et non selon le prix de référence de l'USIE.
FAQ utile? 
A partir du ruban "Fichier", sous groupe "Exécuter", à l'aide du bouton "Maintenir et réparer"


FAQ utile? 
Ajouter votre condition (rabais, remise, etc.). Sélectionner votre ligne de condition. A partir du ruban "Document" sous "Insérer", cliquer sur le bouton "Attribution". 

Indiquer sur quelle(s) élément(s) se calcule votre condition.


FAQ utile? 
A partir du ruban dans l'onglet "Document", utilisez le bouton "chercher" qui se trouve dans le groupe "Lignes" ou utiliser le raccourci clavier CTRL + F.



Il est possible de rechercher du texte, une quantité, un prix, un numéro d'article en respectant la
mise en forme (ex 599 111.003).

Les boutons "Précédent" et "Suivant" permettent de faire défiler les lignes contenant votre recherche.
FAQ utile? 
Vérifier que les soldes à nouveau entre deux exercices soient bien reportés. Pour cela utiliser la fonction de "Report provisoire des soldes" dans le Menu sous "Bouclement".

Si le problème subsiste, utiliser la fonction "Recalcul des soldes comptables" dans le Menu sous "Outils".

FAQ utile? 
Le logiciel traite les modes Prestations Convenues et Prestations Reçues

Pour rappel : Les prestations convenues correspondent à une déclaration de TVA qui se calcul sur les factures émises (débiteurs) et les factures reçues (créanciers).
Les prestations reçues correspondent à une déclaration de TVA qui se calcul sur les encaissements (débiteurs) et les paiements (créanciers).

Le mode d’assujettissement est défini dans la "Configuration de l'exercice" sous "Type de TVA", accessible depuis le Menu "Outils".  Cela signifie que le type d'imposition peut changer d'un exercice à l'autre, mais en aucun cas pendant l'exercice. Si votre imposition change de mode, nous vous conseillons de prendre contact avec notre HelpDesk afin de définir l'ensemble des conséquences.
FAQ utile? 
A l’installation du logiciel, le code utilisateur par défaut est « ADMIN » et sans mot de passe.
FAQ utile? 
A partir du Menu "Financière" utiliser la fonction "Exportation du bilan". 

Vous pouvez exporter vos mouvements directement dans Ms-Excel (à définir sous "Options").

Sous "Sélections" indiquer la période et le choix bilan et/ou exploitation.

Sous "Colonnes" indiquer les informations à exporter. 
FAQ utile? 
L'Apps Mobility PMCa nécessite selon sa version l'installation d'un système Android d'une version minimale. Les prérequis sont les suivants :

Apps Mobility PMCa version 2 = à partir de Android version 4.1 (Jelly Bean)

Apps Mobility PMCa version 1 = à partir de Android version 2.2 (Froyo)
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